Nonostante i crolli imposti dalla pandemia, i viaggi di lavoro delle aziende non si sono fermati del tutto. Anzi, si prevede una ripresa delle trasferte a breve termine. Ecco perché è importante parlare di Business Travel Management.

Il Business Travel Management è un processo complesso che coinvolge vari dipartimenti aziendali e passa per varie fasi. Tutto inizia con la richiesta di autorizzazione della missione, che deve essere approvata dal responsabile. Dopodiché, si passa alle prenotazioni per il trasporto, il vitto e l’alloggio. Infine, sono previste operazioni come il controllo della nota spese presentata dal dipendente, la verifica di compliance con la travel policy aziendale e la riconciliazione delle fatture con l’estratto conto bancario.

Come per le altre divisioni aziendali, anche per quanto riguarda la gestione dei viaggi di lavoro è in atto un processo di digitalizzazione accelerato dall’emergenza sanitaria. In quest’ultimo anno, infatti, una continuità efficiente e in sicurezza della gestione dei viaggi di lavoro è stata garantita grazie a strumenti tecnologici che hanno permesso flussi digitali delle diverse operazioni. In particolare, è aumentato il ricorso a strumenti automatici per tracciare e garantire la sicurezza di viaggio, mentre è crollato il ricorso ad agenzie esterne di business travel.

La digitalizzazione ha investito largamente le prime fasi del processo di Business Travel Management. Tuttavia, le cose procedono più lentamente per il sistema di gestione della rendicontazione delle note spese, che rimane ibrido e conta ancora molto sul cartaceo. Infatti, solo l’11% delle imprese utilizza un’app per la digitalizzazione di scontrini e fatture.

Altra questione importante, su cui la pandemia ha acceso i riflettori, è quella della sicurezza in viaggio. Dall’inizio dell’emergenza sanitaria si è investito su strumenti digitali legati alla sicurezza dei viaggiatori, come alert e chat istantanee per monitorare il livello di sicurezza del luogo di destinazione anche rispetto al Covid. In alcuni casi, poi, si è introdotto un sistema di geolocalizzazione per consentire la tracciabilità del viaggio e garantire assistenza in tempo reale.

Per approfondimenti consultare: https://www.digital4.biz/hr/hr-transformation/business-travel-management-cos-e-digitalizzazione-e-gestione-note-spese/