Al giorno d’oggi le aziende devono essere più flessibili che mai, sempre pronte ad adattarsi in ambienti in continuo mutamento e a cogliere nuove opportunità. Ecco l’importanza di una solida struttura di Project Management all’interno delle realtà aziendali. Far fronte al cambiamento delle priorità è parte del lavoro di un Project Manager, ma riuscire a stabilire le priorità non è semplice come si può pensare.

In particolare, per un Project Manager è importante comprendere velocemente dove concentrare gli sforzi e allocare i membri del team, così come stabilire una tabella di marcia. Eppure, stabilire il livello di priorità del lavoro che si è chiamato a svolgere può essere complicato, soprattutto in un mondo lavorativo che vuole tutto e subito. Ecco che, in assenza di chiarezza organizzativa, molti cercano di gestire tutte le attività nel minor tempo possibile senza concentrarsi su obiettivi strategici a lungo termine.

La cosa più efficace sarebbe riuscire a far chiarezza sulla priorità di ciascun progetto, ma spesso esiste il timore che, così facendo, si finisca con privilegiare alcune iniziative a discapito di altre. Questa è la conseguenza di attribuire alta priorità a tutti i progetti, modo di operare che introduce ambiguità nel processo decisionale di coloro che sono coinvolti nei progetti di un’organizzazione.

Le principali difficoltà riguardo alle priorità di progetto sono le seguenti:

• Le persone non lavorano su progetti di cui non conoscono la priorità.
• Ci sono più progetti in corso con risorse condivise e questo produce contese sulle risorse.
• Non sono chiari i criteri in base ai quali allocare le risorse per richieste non pianificate o sfide impreviste.
• Alcuni progetti risentono di una allocazione non ottimale delle risorse, di disallineamenti e di orari non realistici.
• Non è possibile decidere razionalmente in merito allo stop-and-go di progetti concorrenti in quanto non ne conosciamo il livello di priorità.
• Non sappiamo come mettere in sequenza il lavoro da fare.

Come risolvere questi inconvenienti, che generano inefficienza all’interno delle aziende? Un aiuto, come spesso accade, viene dalla tecnologia. Nello specifico, potrebbe essere necessario dotarsi di strumenti software di gestione del portafoglio progetti in modo da definire i propri obiettivi e di legare a tali obiettivi le iniziative e i progetti che si desidera avviare.